В данном материале речь идет о некоторых простых правилах-рекомендациях, которых следует придерживаться при оформлении коммерческих сделок для того, чтобы обезопасить себя от потенциальных судебных претензий и споров. Они основаны исключительно на практических аспектах, поэтому их выполнение поможет Вам выступить наиболее рационально в различных ситуациях.
Правило № 1: Проведите предварительную проверку контрагента:
Тщательно проверяйте полномочия представителя контрагента, который подписывает документы по сделке. Если документы подписывает директор, следует запросить копию приказа о его назначении на должность. Если лицо действует по доверенности, попросите предоставить копию соответствующей доверенности и проверьте ее реквизиты. Также перед оформлением сделки рекомендуется изучить регистрационные и уставные документы контрагента, чтобы понять, как давно работает предприятие контрагента, уточнить размер уставного капитала компании и состав учредителей. Также обязательно следует запросить копии разрешительной документации (если таковая требуется по сделке: лицензии, сертификаты, разрешения). Копии указанных документов рекомендуется сохранить для Вашего внутреннего архива.
Правило №2: Изучите судебную историю контрагента:
Перед оформлением сделки рекомендуется проверить, насколько часто Ваш контрагент участвует в судебных спорах и в каких именно. Для этого рекомендуем воспользоваться реестром судебных решений, который доступен для свободного использования в сети Интернет.
Правило №3: Избегайте несправедливых и завышенных штрафных санкций:
Особое внимание в договорах обращайте на пункты, касающиеся ответственности (штрафов, пени). Очень часто штрафные санкции оказываются необоснованно завышенными по отношению к одной из сторон сделки. Во-первых, следует помнить о том, что максимальный размер пени за несвоевременное выполнение денежных обязательств, в соответствии с действующим законодательством, не может превышать размер двойной учетной ставки Национального банка Украины. Во-вторых, согласно принципу справедливости договора, размер и порядок применения штрафных санкций по отношению к контрагентам должен быть равнозначным и справедливым для каждой стороны.
Правило №4: Подписывайте все страницы договора:
В нашей практике были случаи, когда контрагент пытался в суде предоставить фальшивый текст договора, пользуясь тем, что подпись директора и печать предприятия были только на последней странице документа. Поэтому советуем всегда подписывать все страницы договора во избежание возможных фальсификаций со стороны недобросовестных контрагентов.
Правило №5: Должным образом оформляйте факт выполнения соглашения:
Значительный процент коммерческих споров возникает из-за ненадлежащего оформления факта выполнения соглашения. Например, подписание актов приема-передачи услуг не уполномоченными лицами, отсутствие подписей приема товара представителя поставщика и покупателя на накладных и т.д. Следует помнить, что оформление документов, подтверждающих факт совершения операции, на практике еще более важен, чем само соглашение. Поэтому всегда помните о том, что по каждой Вашей сделке должны быть оформлены соответствующие документы, подтверждающие факт реализации соглашения. Лица, которые подписывают такие документы, должны быть уполномочены на это, а сами документы не должны содержать неточности.
Правило №6: Должным образом оформляйте факт оплаты по договору:
Для подтверждения перечисления денежных средств по сделке оформляйте соответствующие расчетные документы. Особенно это касается наличного расчета между физическими лицами-частными предпринимателями или между юридическими лицами и физическими лицами. При расчете между юридическим лицом и физическим лицом надлежащим документом, подтверждающим расчет, является фискальный чек. При наличном расчете между физическими лицами-частными предпринимателями в обязательном порядке должен быть оформлен двусторонний акт приема-передачи денежных средств. Не рекомендуется применять для подтверждения расчетов по сделке такой документ как расписка, поскольку он не является документом, подтверждающим выполнение обязательств обеих сторон, и факт оформления подобного документа в судебной практике является часто оспариваемым.
Правило №7: Храните все документы по операциям в архиве:
На предприятии рекомендуется иметь архив документации по контрагентам, а документы в нем должны храниться не менее трех лет. Часто бывает так, что Вы совершили одноразовую сделку с контрагентом и через два месяца об этом забыли, забыв и о документах по сделке. И вдруг оказывается, что Ваш контрагент замешан в деле о конвертационном центре, а следственный орган отрицает все операции, совершенные им с другими контрагентами. Вот здесь Вам и понадобится первичная документация, чтобы подтвердить реальность осуществленной Вами сделки и, так называемую, «товарность» операции.