В даному матеріалі мова йде про деякі прості правила-рекомендації, яких варто дотримуватися при оформленні комерційних угод для того щоб убезпечити себе від потенційних судових претензій і суперечок. Вони засновані виключно на практичних аспектах, тому їх виконання допоможе Вам виступити найбільш раціонально в різних ситуаціях.

Правило № 1: Проведіть попередню перевірку контрагента:

Ретельно перевіряйте повноваження представника контрагента, що підписує документи по угоді. Якщо документи підписує директор, слід запросити копію наказу про його призначення на посаду. Якщо особа діє за дорученням, попросіть надати копію відповідного доручення і перевірте її реквізити. Також перед оформленням угоди рекомендується вивчити реєстраційні та статутні документи контрагента, щоб зрозуміти, як давно працює підприємство контрагента, уточнити розмір статутного капіталу компанії і склад власників. Також обов’язково слід запросити копії дозвільної документації (якщо є така потреба по угоді: ліцензії, сертифікати, дозволи). Копії зазначених документів рекомендується зберегти для Вашого внутрішнього архіву.

Правило №2: Вивчіть судову історію контрагента:

Перед оформленням угоди рекомендується перевірити, наскільки часто Ваш контрагент бере участь в судових суперечках і в яких саме судових суперечках. Для цього рекомендуємо скористатися реєстром судових рішень, який доступний для вільного використання в мережі Інтернет.

Правило №3: Уникайте несправедливих і завищених штрафних санкцій:

Особливу увагу в договорах звертайте на пункти, що стосуються відповідальності (штрафів, пені). Дуже часто штрафні санкції виявляються необґрунтовано завищеними по відношенню до однієї зі сторін угоди. По-перше, слід пам’ятати про те, що максимальний розмір пені за несвоєчасне виконання грошових зобов’язань, згідно з чинним законодавством, не може перевищувати розмір подвійної облікової ставки Національного банку України. По-друге, згідно принципу справедливості договору, розмір і порядок застосування штрафних санкцій по відношенню до контрагентів повинен бути рівнозначним і справедливим для кожної сторони.

Правило №4: Підписуйте всі сторінки договору:

У нашій практиці були випадки, коли контрагент намагався у суді надати сфальшований текст договору, користуючись тим, що підпис директора та печатка підприємства були тільки на останній сторінці документу. Тому радимо завжди підписувати всі сторінки договору щоб уникнути можливих фальсифікацій з боку недобросовісних контрагентів.

Правило №5: Належним чином оформляйте факт виконання угоди:

Значний відсоток комерційних суперечок виникає через неналежне оформлення факту виконання угоди. Наприклад, підписання актів прийому-передачі послуг не уповноваженими особами, відсутність підписів про приймання товару представника постачальника і покупця на накладних і т.д. Слід пам’ятати, що оформлення документів, що підтверджують факт здійснення операції, на практиці ще більш важливий, ніж сама угода. Тому завжди пам’ятайте про те, що за кожною Вашою угоді повинні бути оформлені відповідні документи, що підтверджують факт реалізації угоди. Особи, які підписують такі документи, повинні бути уповноважені на це, а самі документи не повинні містити неточностей.

Правило №6: Належним чином оформлюйте факт оплати за угодою:

Для підтвердження перерахування грошових коштів по угоді оформляйте відповідні розрахункові документи. Особливо це стосується готівкового розрахунку між приватними підприємцями-фізичними особами або між юридичними особами та фізичними особами. При розрахунку між юридичною особою і фізичною особою належним документом, що підтверджує розрахунок, є фіскальний чек. При готівковому розрахунку між фізичними особами-приватними підприємцями в обов’язковому порядку повинен бути оформлений двосторонній акт прийому-передачі грошових коштів. Не рекомендується застосовувати для підтвердження розрахунків по угоді такий документ як розписка, оскільки він не є документом, що підтверджує виконання зобов’язань обох сторін, і факт оформлення подібного документа в судовій практиці є часто оспорюваним.

Правило №7: Зберігайте всі документи по операціях в архіві:

На підприємстві рекомендується мати архів документації по контрагентах, а документи в ньому повинні зберігатися не менше трьох років. Часто буває так, що Ви здійснили одноразову угоду з контрагентом і через два місяці про це забули, забувши і про документи по угоді. І раптом виявляється, що Ваш контрагент замішаний у справі про конвертаційний центр, а слідчий орган заперечує всі операції, здійснені ним з іншими контрагентами. Ось тут Вам і знадобиться первинна документація, щоб підтвердити реальність, здійсненої Вами угоди і, так звану, «товарність» операції.